Privacyregeling cliënten
Wat doet Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei om jouw privacy te waarborgen?
Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei vindt het belangrijk dat er uiterst zorgvuldig wordt omgegaan met persoonlijke gegevens. Om dat zo goed mogelijk te regelen, hebben we hier afspraken over gemaakt en deze vastgelegd in een privacyregeling en in een dossierregeling. Hierin staat precies hoe Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens omgaat.
Wat is het doel van het cliëntendossier
- Te kunnen voldoen aan de verplichtingen jegens de cliënt, zijnde hulpverlening aan de cliënt te beginnen en uit te voeren
- Te kunnen beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de hulpverlener voldoet aan zijn verplichtingen jegens cliënt op basis van het gemaakt hulpverleningsplan, en de uitvoering van de van kracht zijnde wet- en regelgeving
- geanonimiseerde gegevens te kunnen verstrekken aan instanties op grond van wettelijke verplichting
- in het algemeen het cliëntbeleid naar behoren te kunnen voeren
Alleen die gegevens worden geregistreerd, die noodzakelijk zijn om de hierboven genoemde doelen te realiseren
Wat zit er in een dossier?
Waar gegevens vroeger in een papieren dossier werden bewaard, gebeurt dat nu digitaal in de vorm van het zogeheten elektronisch cliëntendossier. Hierin staan de volgende gegevens:
- Persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, geboortedatum etc.
- De hulpvragen waarmee men bij de huisarts of het wijkteam is gekomen en het besluit voor de hulpverlening of zorg die Orthopedagogenpraktijk gaat inzetten.
- De afspraken die gemaakt zijn om een antwoord te vinden op de hulpvragen, ook wel het hulpverleningsplan genoemd.
- Verslagen waarin beschreven staat welke hulp er is verleend en wat de resultaten daarvan zijn: evaluatie- of eindverslagen of onderzoeksverslagen
- Informatie van anderen, bijvoorbeeld medische gegevens of schoolgegevens
Welke rechten heb je?
Elke cliënt heeft het recht om:
- het dossier in te zien; kopieën van gegevens uit zijn dossier te krijgen;
- onjuiste gegevens te (laten) corrigeren;
- zijn mening te geven en invloed uit te oefenen op het hulpverleningsproces
- onze hulp en begeleiding te beoordelen.
Wie mag een dossier lezen?
De jongere zelf (mits 12 jaar of ouder), de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) (als de jongere nog geen 16 jaar is) en de (gezins-)voogd.
Wanneer je gebruik wilt maken van jouw recht op inzage kun je daarvoor een afspraak maken met je contactpersoon / hulpverlener. Er kunnen redenen zijn om jou geen (volledige) inzage te geven, maar dan zal jouw contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten. Het kan bijvoorbeeld gaan om dossierstukken die geheimhoudingsplicht hebben of stukken waarin informatie over anderen staat. De privacy van deze anderen, bijvoorbeeld broertjes, zusjes of ouders, moet namelijk óók beschermd worden.
Ook de medewerkers die bij de hulpverlening zijn betrokken, mogen het dossier inzien, maar alleen als dit noodzakelijk is voor de hulpverlening.
In principe kun je van elk stuk dat in het dossier is opgeslagen en door Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei is gemaakt een kopie krijgen. Maar wanneer je geen toestemming krijgt om bepaalde stukken uit het dossier te lezen, ontvang je natuurlijk ook geen kopie.
Hoe kun je gegevens (laten) corrigeren?
Als je vindt dat de gegevens in jouw dossier niet juist zijn, kun je vragen om dit aan te passen. Maar let op: je kunt alleen gegevens (laten) corrigeren als die feitelijk niet kloppen, zoals een verkeerde geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening, enzovoort. Ben je het niet eens met wat een hulpverlener over jou in het dossier heeft bewaard, dan kun je deze gegevens niet laten corrigeren. Wel zal in dat geval jouw standpunt toegevoegd worden aan het dossier.
Hoe lang wordt een dossier bewaard?
Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei heeft de plicht om een dossier tot vijftien jaar na afloop van de hulpverlening te bewaren. Wil je dat de gegevens eerder vernietigd worden of wil je je dossier na afloop van de hulp hebben, dan kun je dat schriftelijk aanvragen. In sommige gevallen kan Orthopedagogenpraktijk Groei en bloei niet voldoen aan dat verzoek, maar dan zal de contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten.
Door wie wordt informatie opgevraagd en aan wie wordt informatie verstrekt ?
Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei is voor het opvragen of doorsturen van persoonlijke gegevens verplicht toestemming te vragen aan ouders/wettelijke vertegenwoordigers, de voogdijorganisatie en/of jongeren vanaf twaalf jaar. In sommige gevallen zijn er redenen waarom Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei ook zonder de toestemming informatie kan opvragen of verstrekken aan derden, maar dan zal de contactpersoon / hulpverlener je dat laten weten.
Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei mag zonder toestemming verslagen sturen naar de verwijzer. Bij Orthopedagogenpraktijk Groei en Bloei kunnen dit de huisarts en het Wijkteam zijn.